用戶端的介面
登入介面
這裡介紹如何利用瀏覽器來收發電子郵件。您可使用一般用戶端收件軟體，如微軟的Outlook Express來收發，也可利用本系統所提供的網頁電子郵件信箱，或者，透過手機來即時收發的行動電子郵件亦可。現在先來觀看一下本系統提供之網頁電子郵件信箱的登入畫面。
在此登入畫面，您只需要填入系統管理員所分派給您的，在系統裡幫您建置的帳號及密碼即可登入。
登入之後您可以看到左上方的框架裡有一些功能選項。“郵件”當然是收發信件的地方；而“組織”裡的通訊錄、行事曆、備忘錄則是此信箱所提供的好幫手；“我的帳號”與“選項”裡，有公共空間可供上傳分享，和黑白名單的過濾設定以及一些個人化的畫面與規則設定等。
在通訊錄中，您可以一筆一筆建立您的通訊名單，也可以將別處所記錄的通訊名單直接匯入，由於網路電子信箱的資料庫，是以UFT8的格式來儲存的，所以若需轉碼，可利用System功能裡的轉碼工具先進行轉碼再行匯入。
行事曆協助您記憶日常所有大大小小的瑣事，亦可設定提醒時間，系統將寄發電子郵件提醒您重要的事件。備忘錄則可幫忙備忘各種事項，而且還可以利用權限 的規劃，設定出佈告欄的功能，讓您溝通訊息更加暢通便捷。
另外，我的帳號 >> 檔案總管 裡，有建立個人檔案空間，以及在Public目錄作檔案分享的功能。只要在Public目錄上傳檔案，系統中的使用者就都可共同分享此目錄中的所有檔案。
不過前提是，該使用者帳號必須要擁有存取主機空間的權限，以及利用上傳檔案功能時，單一上傳檔案之大小不可超過20M。
外部郵件
欲收取外部郵件，可由左列【選項】之【郵件】中，選擇【外部郵件】
按下“為你其他的電子郵件帳號編輯偏好設定”的連結
之後會出現一個其他選項，其中有外部郵件識別名稱會以下拉式選單讓使用者選擇帳號，或是按下直接建立一個新的帳號的按鈕。第一次使用者，應該都不會有內建帳號可供選擇，所以，要收取外部郵件，首先必須先建立外部郵件的新帳號。按下建立一個新的帳號的按鈕後，在出現的下拉式選單中選擇“IMAP/POP3郵件伺服器”的伺服器型態，將顯示在畫面上的表單欄位一一填上相對應的數值，如此，按下儲存後，便可開始收取外部郵件了。
行動電子郵件
行動電子郵件(Mobile Mail)可為需要經常在外奔波的使用者提供相當大的便利性，不僅讓使用者能隨時隨地收發郵件，不受時空限制，輕鬆就可以存取公司內部電子郵件；最重要的是還可適用於各種主要電子郵件作業系統，公司不需再大費周章的替換掉整個系統。對於企業而言，時間等同於金錢，而行動電子郵件可適時地縮短交易時程，進一步提昇業務競爭力，在現今網路化所引發的高速競爭環境，可以說是時勢所趨。
該如何使用行動電子郵件呢? 只要在擁有瀏覽器功能的任何手機上，於手機的網址列中鍵入：‘ 您欲存取的郵件伺服器IP/m/ ’，登入畫面出現後，輸入您在該郵件伺服器的帳號密碼，即可輕鬆收發email。
不過，附加檔案是無法被收取或是送出的，這取決於您持有之手機的功能限制。另外，由於系統預設語言是以英文介面為主，倘若您的手機支援中文介面，而您亦偏好使用中文，那麼，您可至網頁電子郵件信箱裡的 選項 >> 廣域選項 >> 地區與時間 去調整偏好語言，將之設定為正體中文，儲存選項即可。
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已擁有固定IP的情況下設定的方式。如固接式網路或是原網路中有DHCP主機的存在。